RSS-linkki
Kokousasiat:https://hollolansrkd10.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30
Kokoukset:
https://hollolansrkd10.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30
Hae kokousasioista
Kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 21.05.2024/Pykälä 85
| Edellinen asia | Seuraava asia |  Muutoksenhakuohje
Kokousasia PDF-muodossa
|
| Edellinen asia | Seuraava asia | Muutoksenhakuohje
Kokousasia PDF-muodossa
|
§ 85
Arkistointiohjelman hankinta
Asianumero: 151/02.06/2024
Hollolan seurakunta on siirtynyt 1.1.2024 käyttämään sähköistä asianhallintajärjestelmää, jonka kautta käsitellään kaikki hallinnonkokousten ja viranhaltijapäätösten materiaali. Asianhallintajärjestelmä ei ominaisuuksiltaan palvele seurakuntaa varsinaisen sähköisen arkistoinnin lähtökohdista, jonka vuoksi seurakunta on lähtenyt selvittämään vaihtoehtoja sähköisen arkistointiohjelman hankintaan liittyen.
Vuonna 2022 Hollolan seurakunta antoi Canonille digitoitavaksi Kirkkohallituksen puitesopimuksen perusteella paperiset hallinnonasiakirjat ja viranhaltijapäätökset vuosien 2000- 2022 (5) väliltä. Tällöin toteutettu digitointi tehtiin ennakoiden sähköiseen arkistointiohjelmaan siirtymistä. Digitoitu materiaali on ulkoisella kovalevyllä odottamassa siirtoa arkistointiohjelmaan.
Digitoidun materiaalin sekä Dynasty 10 kautta tuotettavan uuden sähköisen asiakirjamateriaalin arkistoinnin turvaamiseksi seurakunta tarvitsee arkistointiohjelman. Toteutetun hintavertailun perusteella arkistoinitohjelman hankintahinta nousee yli kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa) 48 kuukauden laskennallisella kuukausihinnalla, jota sovelletaan toistaiseksi voimassa olevien sopimusten kynnysarvon laskemisessa. Näin ollen arkistointiohjelmaa ei voida hankkia suorahankintana vaan asia edellyttää kansallisen hankinnan vaatiman prosessin (julkinen hankinta HILMA-kanavan kautta).
Seurakunnan investointisuunnitelmassa vuodelle 2024 ei ole huomioitu arkistointiohjelman hankintaa, joten se tuodaan syksyllä kustannusten tarkentuessa lisätalousarviossa käsittelyyn. Arkistointiohjelman käyttötalouteen kohdistuvat kuukausikulut huomioidaan talousarviossa 2025 ja sitä seuraavissa.
Valmistelu: Ari Pelkonen ja Paula Hukkanen
Lapsivaikutusten arviointi (KJ 10 luku 4 §)
Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä.
Päätöksellä ei ole välitöntä vaikutusta lapsiin.
Esittelijä Talouspäällikkö Hukkanen Paula
Päätösehdotus Hollolan seurakunta käynnistää julkisen hankinnan sähköisen arkistointiohjelman tilaamiseksi.
Päätös Talouspäällikön esityksestä asia palautetaan valmisteluun.
| Edellinen asia | Seuraava asia | Muutoksenhakuohje
Kokousasia PDF-muodossa
|
§ 85
Arkistointiohjelman hankinta
Asianumero: 151/02.06/2024
Hollolan seurakunta on siirtynyt 1.1.2024 käyttämään sähköistä asianhallintajärjestelmää, jonka kautta käsitellään kaikki hallinnonkokousten ja viranhaltijapäätösten materiaali. Asianhallintajärjestelmä ei ominaisuuksiltaan palvele seurakuntaa varsinaisen sähköisen arkistoinnin lähtökohdista, jonka vuoksi seurakunta on lähtenyt selvittämään vaihtoehtoja sähköisen arkistointiohjelman hankintaan liittyen.
Vuonna 2022 Hollolan seurakunta antoi Canonille digitoitavaksi Kirkkohallituksen puitesopimuksen perusteella paperiset hallinnonasiakirjat ja viranhaltijapäätökset vuosien 2000- 2022 (5) väliltä. Tällöin toteutettu digitointi tehtiin ennakoiden sähköiseen arkistointiohjelmaan siirtymistä. Digitoitu materiaali on ulkoisella kovalevyllä odottamassa siirtoa arkistointiohjelmaan.
Digitoidun materiaalin sekä Dynasty 10 kautta tuotettavan uuden sähköisen asiakirjamateriaalin arkistoinnin turvaamiseksi seurakunta tarvitsee arkistointiohjelman. Toteutetun hintavertailun perusteella arkistoinitohjelman hankintahinta nousee yli kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa) 48 kuukauden laskennallisella kuukausihinnalla, jota sovelletaan toistaiseksi voimassa olevien sopimusten kynnysarvon laskemisessa. Näin ollen arkistointiohjelmaa ei voida hankkia suorahankintana vaan asia edellyttää kansallisen hankinnan vaatiman prosessin (julkinen hankinta HILMA-kanavan kautta).
Seurakunnan investointisuunnitelmassa vuodelle 2024 ei ole huomioitu arkistointiohjelman hankintaa, joten se tuodaan syksyllä kustannusten tarkentuessa lisätalousarviossa käsittelyyn. Arkistointiohjelman käyttötalouteen kohdistuvat kuukausikulut huomioidaan talousarviossa 2025 ja sitä seuraavissa.
Valmistelu: Ari Pelkonen ja Paula Hukkanen
Lapsivaikutusten arviointi (KJ 10 luku 4 §)
Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä.
Päätöksellä ei ole välitöntä vaikutusta lapsiin.
Esittelijä Talouspäällikkö Hukkanen Paula
Päätösehdotus Hollolan seurakunta käynnistää julkisen hankinnan sähköisen arkistointiohjelman tilaamiseksi.
Päätös Talouspäällikön esityksestä asia palautetaan valmisteluun.
| Edellinen asia | Seuraava asia | Muutoksenhakuohje
Kokousasia PDF-muodossa
|