Kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 01.10.2024/Pykälä 141

§ 141

Asianumero: 151/02.06/2024  

 Kirkkoneuvosto 21.5.2024, § 85

Hollolan seurakunta on siirtynyt 1.1.2024 käyttämään sähköistä asianhallintajärjestelmää, jonka kautta käsitellään kaikki hallinnonkokousten ja viranhaltijapäätösten materiaali. Asianhallintajärjestelmä ei ominaisuuksiltaan palvele seurakuntaa varsinaisen sähköisen arkistoinnin lähtökohdista, jonka vuoksi seurakunta on lähtenyt selvittämään vaihtoehtoja sähköisen arkistointiohjelman hankintaan liittyen.

Vuonna 2022 Hollolan seurakunta antoi Canonille digitoitavaksi Kirkkohallituksen puitesopimuksen perusteella paperiset hallinnonasiakirjat ja viranhaltijapäätökset vuosien 2000- 2022 (5) väliltä. Tällöin toteutettu digitointi tehtiin ennakoiden sähköiseen arkistointiohjelmaan siirtymistä. Digitoitu materiaali on ulkoisella kovalevyllä odottamassa siirtoa arkistointiohjelmaan.

Digitoidun materiaalin sekä Dynasty 10 kautta tuotettavan uuden sähköisen asiakirjamateriaalin arkistoinnin turvaamiseksi seurakunta tarvitsee arkistointiohjelman. Toteutetun hintavertailun perusteella arkistoinitohjelman hankintahinta nousee yli kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa) 48 kuukauden laskennallisella kuukausihinnalla, jota sovelletaan toistaiseksi voimassa olevien sopimusten kynnysarvon laskemisessa. Näin ollen arkistointiohjelmaa ei voida hankkia suorahankintana vaan asia edellyttää kansallisen hankinnan vaatiman prosessin (julkinen hankinta HILMA-kanavan kautta).

Seurakunnan investointisuunnitelmassa vuodelle 2024 ei ole huomioitu arkistointiohjelman hankintaa, joten se tuodaan syksyllä kustannusten tarkentuessa lisätalousarviossa käsittelyyn. Arkistointiohjelman käyttötalouteen kohdistuvat kuukausikulut huomioidaan talousarviossa 2025 ja sitä seuraavissa.

Valmistelu: Ari Pelkonen ja Paula Hukkanen

Lapsivaikutusten arviointi (KJ 10 luku 4 §)

Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä.

Päätöksellä ei ole välitöntä vaikutusta lapsiin.

Esittelijä Talouspäällikkö Hukkanen Paula

Päätösehdotus Hollolan seurakunta käynnistää julkisen hankinnan sähköisen arkistointiohjelman tilaamiseksi.

Päätös Talouspäällikön esityksestä asia palautetaan valmisteluun.

Kirkkoneuvosto 1.10.2024

Keväällä 2024 tehdyn selvityksen perusteella seurakunnan arkistoratkaisun hankinta ylittäisi kansallisen hankintarajan ja hankinta tulisi toteuttaa julkisena hankintana. Koska kirkkohallitus on neuvotellut seurakunnille puitesopimuksen CGI:n sähköisen arkistoinnin ratkaisusta, sitä päätettiin tutkia tarkemmin ennen hankintapäätöstä.

Talouspäällikkö Paula Hukkanen ja kappalainen Ari Pelkonen ovat tutustuneet CGI:n ratkaisun sisältöön, hintatasoon ja mahdollisuuksiin ja päätyneet siihen, että se soveltuisi seurakunnan tarpeisiin. Ohjelma liitettäisin rajapinnalla seurakunnan asianhallintaohjelmaan, joka on Dynasty10. Hankintatoimenpiteenä CGI:n kautta ostettava sähköinen arkistointiohjelma on kevyt, koska puitesopimuksen kautta vältytään kilpailuttamistoimenpiteiltä.

Esittelijä Talouspäällikkö Hukkanen Paula

Päätösehdotus Hollolan seurakunnan kirkkoneuvosto päättää, että seurakunnan sähköinen arkistointi toteutetaan CGI:n tarjoamaa ratkaisua hyödyntäen liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti. Kirkkoneuvosto valtuuttaa talouspäällikön sopimaan CGI:n kanssa mahdollisista ratkaisuun tarvittavista tarjoukseen sisältyvistä optioista sekä allekirjoittamaan sopimusasiakirjat.

Päätös Esitys hyväksyttiin.