Kirkkoneuvoston taloudellinen jaosto
Pöytäkirja 05.03.2024/Pykälä 8

§ 8

Asianumero: 65/02.00.00/2024  

Taloushallinnon työ ja siihen liittyvät ohjelmat ja järjestelmät ovat jatkuvan kehityksen kohteena niin Kirkon Palvelukeskuksessa kuin paikallisesti Hollolan seurakunnassa.

Hollolan seurakunnan taloushallinnossa toteuttettavien kehityshankkeiden lähtökohtana on nykyaikaistaa seurakunnassa tehtävää työtä hyödyntämällä niin digitaalisuutta kuin Kirkon Palvelukeskuksen laajennettujen palveluiden tarjontaa. Kehityshankkeilla tavoitellaan myös kustannussäästöjä ja palvelujen tuottamisen varmuutta tilanteessa, jossa omaa työvoimaa on niukasti.

Kehityshankkeet voidaan jakaa kolmeen kategoriaan sen perusteella toteutetaanko ne omalla työvoimalla itse seurakunnassa, tehdäänkö ne yhteistyössä Kirkon Palvelukeskuksessa vai onko ne kokonaan Kirkon Palvelukeskuksen hankkeita, joilla on ainoastaan vaikutusta seurakunnassa tehtävään työhön.

Seurakunnan omat kehityshankkeet

Rahahuoltoon liittyvä tarkastelu on moniulotteinen ja läpi seurakunnan toiminnan ulottuva kehityshanke. Siihen liittyy käteiskassojen määrä ja sijainti sekä maksamisen eri vaihtoehdot eri tilanteissa. Tähän kokonaisuuteen liittyy kiinteästi Mobilepay-maksun mahdollistaminen eri tapahtumissa. Seurakunta teki Mobile-pay-sopimuksen syksyllä 2023, mutta asian pilotointi ja käyttöönotto jäi vuoden 2024 puolelle.

Katrina-toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntäminen myyntilaskutuksen järjestelmänä tullaan ottamaan käyttöön vuoden 2024 aikana. Tästäkin on jo sopimus olemassa ja käyttöönottovalmisteluja tehty vuoden 2023 puolella. Lisäksi tarkastellaan jo käytössä olevaa verkkomaksamisen vaihtoehtoa ja tutkitaan sen laajempaa hyödyntämistä.

Yhteisvastuukeräyksen rahatilitysjärjestelmä uudistui 2024 vuoden alusta. Jatkossa rahat tilitetään suoraan Kirkkopalveluiden tilille seurakunnan oman tilin sijaan. Yhteisvastuukeräyksen tilitarkastuksen voi jatkossa toteuttaa osana seurakunnan muuta tilintarkastusta, kunhan seurakunnassa on tehty ja hyväksytty Yhteisvastuukeräyksen menetelmäohje, jossa kuvataan se miten keräyksen osalta rahankäsittelyn yms. asioiden osalta seurakunnassa toimitaan. Kyseinen menetelmäohje on tarkoitus tehdä vuoden 2024 aikana, jolloin Yhteisvastuukeräyksen tilintarkastusta ei tarvitse enää eriyttää seurakunnan tilintarkastuksesta jatkossa.

Kirkon Palvelukeskuksen kanssa yhteistyössä tehtävät hankkeet

Seurakunta on käynyt neuvotteluja Kirkon Palvelukeskuksen kanssa palvelujen laajentamisesta ja päätynyt seuraavaan:

-          Luottamustoimipalkkioiden tallentaminen siirtyy vuonna 2024 KiPan tehtäväksi.

-          Ostolaskujen tiliöinti KiPassa aloitetaan 1.3.24. Kipa tiliöi ostolaskut seurakunnan antamien tiliöintiohjeiden mukaisesti. Osa ostolaskuista jää edelleen seurakunnassa tiliöitäväksi, esimerkiksi sellaiset joihin liittyy ostokuitteja tms. sellaista, jonka vuoksi tiliöintiä ei voi pelkän laskun kuvan tai annettujen tiliöintiohjeiden kautta tehdä

-          Kolehtitilitysten kirjanpidon kirjaukset tehdään KiPassa 1.4.24

-          Muut rahatilitykset aletaan kirjaamaan KiPassa 1.6 alkaen.

Kyseiset palveluiden laajennukset vaativat seurakunnassa taustatyötä ja henkilöstön kouluttamista, jotta seurakunnan sisäiset prosessit toimivat siten, että tiedot siirtyvät Kirkon Palvelukeskukseen oikein ja turha selvittelytyömäärä jää minimiin.

Kirkon Palvelukeskuksen ohjelmistokehitys, KIPA2-hankkeen myötä

Seurakunnille tulee KIPA2-hankkeen kautta vuoden 2024 aikana uudistuksia sekä ohjelmistoon että niiden käyttöön. Vuoden 2023 puolella seurakunnissa saatiin käytöön Microsoftin Power BI-raportointijärjestelmä. Lisäksi otettiin käyttöön M2 matkalaskujärjestelmä.

1.4.2024 alkaen kaikkien seurakuntien ostolaskuja aletaan tiliöidä käyttäen tekoälyä apuna tiliöinnissä. 1.2.2024 alkaen tekoälyn testaaminen on aloitettu muutamissa pilottiseurakunnissa, Hollolan seurakunta ei ole pilotissa mukana.

Palkanlaskenta- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistokehitys on loppusuoralla ja Kirkkohallitus on päättänyt ohjelmiston osalta laajentaa ja monipuolistaa jo käytössä olevaa Populusta. Toukokuun aikana seurakunnat saavat mahdollisuuden ostaa lisäosan Populus-palkanlaskentaohjelmaan, joka sisältää henkilöstön kehittämiseen liittyviä lomakkeita. Lisäosan hinta ja sisältö ei ole vielä täysin tarkasti tiedossa. Kaikille seurakunnille tulee heinä-elokuun vaihteessa automaattisesti ja pakotettuna iso päivitys palkanlaskenta- sekä kirjautumisjärjestelmiin, jonka ennakoidaan aiheuttavan käyttökatkoa.

Muut valmisteltavat hankkeet

Lisäksi taloustoimiston henkilöstö on mukana valmistelemassa vuoden 2024 aikana seuraavia kokonaisuuksia:

-          Tietohallinnon kehittämissuunnitelman päivitys

-          Sijoitussuunnitelman päivitys

-          Palkkatyöryhmätyöskentely

-          Henkilöstösuunnitelman päivitys

-          Hankintaohjeiden päivitys

Talouspäällikkö esittelee Kirkkoneuvoston taloudelliselle jaostolle käynnissä olevia hankkeita, niiden aikataulu- ja resurssisuunnitelmaa kokouksessa.

Esittelijä Talouspäällikkö Hukkanen Paula

Päätösehdotus Kirkkoneuvoston taloudellinen jaosto merkitsee taloushallinnon kehityshankkeet vuonna 2024 tiedoksi.

Päätös Esitys hyväksyttiin.